Projectaanvraag‎ > ‎

Handleiding voor uw projectaanvraag

Als belangstellende kunt u bij het StreekFonds Utrechtse Heuvelrug een aanvraag indienen voor eenmalige steun. Het 
StreekFonds steunt graag initiatieven die natuur, landschap en cultuurhistorie op de Utrechtse heuvelrug versterken. 

Heldere procedure
Aanvragen worden volgens onderstaande procedure in behandeling genomen. 
Aanvragers die al een toezegging hebben ontvangen, zullen volgens de hierna genoemde voorwaarden worden uitbetaald. Aangegane verplichtingen voor gehonoreerde projecten worden nagekomen. 

Algemene voorwaarden
Het Streekfonds heeft algemene voorwaarden en algemene criteria waaraan uw aanvraag moet voldoen. Neem contact op bij twijfel of
uw project beantwoordt aan deze voorwaarden en criteria. 
Stel uw vragen over de procedure aan secretaris Saskia van Dockum via info@streekfondsuh.nl

Klik op onderstaande onderdelen, of scroll naar beneden voor integrale lezing van de volledige procedure.
  1. Een aanvraag indienen
  2. Hoe dient u een aanvraag in?
  3. Hoe behandelen we uw aanvraag?
  4. Hoe handelen we uw aanvraag af?
  5. Voorwaarden voor ondersteuning van uw project
  6. Procedure eindafrekening
  7. Communicatie

Een aanvraag indienen

Hoe dient u een aanvraag in?
Om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen is het belangrijk dat deze voldoet aan een aantal voorwaarden en criteria. Ons hele proces verloopt digitaal. U kunt dan ook alleen via onze website een aanvraag indienen. Vragen over de aanvraag kunt u stellen via ons e-mailadres info@streekfondsuh.nl

U kunt uw aanvraag indienen via het bestuur van het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug. Hier vindt u de stappen die u moet volgen om een aanvraag bij ons in te dienen:

Een aanvraag indienen
Het aanvraagformulier invullen
U dient de projectvoorstellen in te dienen door middel van een globale projectomschrijving. Tip: lees eerst hoe het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug uw aanvraag beoordeelt. Zo kunt u inschatten of uw aanvraag een kans maakt om gehonoreerd te worden. Het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug hanteert een maximale behandeltermijn van 3 maanden.
  
Bijlagen
Naast uw globale projectomschrijving hebben we een aantal bijlagen nodig om uw aanvraag te kunnen behandelen. Deze voegt u als bijlage toe.
  • Projectbegroting: de kosten van het aangevraagde project; daarbij een dekkingsplan van het project: welk bedrag heeft u bij welke andere fondsen aangevraagd; en welke bedragen zijn reeds toegekend? U kunt gebruik maken van onze standaardbegroting, maar het is ook mogelijk uw eigen bestand toe te voegen. Om uw financiële gegevens goed te kunnen behandelen, dient uw begroting aan het volgende te voldoen:
  • Aparte kolommen voor ‘Begroting oorspronkelijk’, ‘Begroting gewijzigd’ en ‘Afrekening’. (zie voorbeeld in bijlage 1).
  • Status en hoogte van uw verschillende aanvragen in het dekkingsplan: aangevraagd, toegekend, afgewezen
  • Graag als Excel bestand uploaden (PDF wordt bijvoorbeeld niet in behandeling genomen)
De volgende bijlagen kunnen desgewenst door het bestuur worden opgevraagd:
  • Financieel jaarverslag: jaarrekening; de meest recente balans; de resultatenrekening of winst- en verliesrekening, een toelichting op beide
  • Uittreksel register Kamer van Koophandel dat niet ouder dan 1 jaar is. (NB. Een registratiebericht volstaat hier niet)
  • Geldende statuten van de organisatie
  • Relevante documentatie van de organisatie en haar activiteiten. Hiermee bedoelen we bijvoorbeeld persberichten, cd’s en foto’s.
    (NB: Niet verplicht, maar mogelijk relevant voor een juiste beoordeling)

Hoe behandelen we uw aanvraag?
Hier vindt u de stappen die we nemen nadat uw aanvraag door ons is ontvangen: 

  • Zodra we het ondertekende aanvraagformulier binnen hebben, eventueel met documentatie, sturen we binnen 10 werkdagen per e-mail een ontvangstbevestiging;
  • Voldoet uw aanvraag niet aan de algemene voorwaarden, dan kunnen we haar niet in behandeling nemen. U ontvangt hiervan zo spoedig
    mogelijk een bericht.
Het beoordelen van uw aanvraag
Wanneer we uw aanvraag wel in behandeling nemen dan zijn dit de volgende stappen:
  • Als we nog vragen hebben dan nemen we contact met u op. Dit kan zijn omdat de aanvraag nog niet volledig is, of dat we aanvullende informatie van u nodig hebben;
  • Wij stellen een advies op (eventueel aangevuld met het advies van een externe deskundige). De algemene voorwaarden en criteria, onze voorkeurscriteria en speerpunten, en het beschikbare budget zijn daarbij het uitgangspunt. Het advies wordt daarna besproken en getoetst in een overlegmoment. Hierna wordt besloten of uw aanvraag wordt gehonoreerd;
  • Over het besluit ontvangt u schriftelijk bericht.
Criteria bij toekenning bijdragen door Streekfonds Utrechtse heuvelrug
1. Wie komen in aanmerking voor een bijdrage?
  • Eigenaren natuurgebieden
a. stichtingen, verenigingen (ANBI)
b. particulieren
c. instellingen, ZBO’s (als Staatsbosbeheer)
  • Stichtingen, verenigingen
2. Welke projecten komen in aanmerking voor een bijdrage?
De projecten worden beoordeeld op basis van de volgende criteria:
  • voorkeur voor projecten met concreet (tastbaar, zichtbaar, blijvend) resultaat. Bij voorkeur geen papier, onderzoek, evenement, etc.
  • voorkeur voor projecten die gebaseerd zijn op eenmalige investering (dus niet voor onderhoud, beheer, etc.).
  • voorkeur voor projecten waarbij de bijdrage van het Streekfonds een multiplier effect heeft (cofinanciering). Bij voorkeur zet het Streekfonds ‘het laatste zetje’ om een project uitgevoerd te krijgen.
  • Voorkeur voor zichtbare projecten die kunnen rekenen op een brede waardering van het publiek.
Tevens wordt gelet op een goede regionale spreiding van de projecten en een evenwichtige verdeling over partijen/organisaties.

Hoe handelen we uw aanvraag af?
U ontvangt een toekenningsbrief met daarin de voorwaarden voor de ondersteuning. Heeft u vragen over deze voorwaarden? Neem dan contact op met ons op. In de toekenning vermelden wij welk bestuurslid uw aanspreekpunt wordt voor uw project. 

Procedure bevoorschotting
We bieden u de mogelijkheid om maximaal 75% van het toegekende bedrag als voorschot uitgekeerd te krijgen. U moet hiervoor een verzoek indienen. Dat kan pas als u uw definitieve werkbegroting rond heeft. Bovendien moet deze, samen met het dekkingsplan, door ons zijn goedgekeurd. Het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug houdt zich het recht voor om niet in te gaan op een verzoek tot het uitbetalen van een voorschot. Bij grote afwijkingen (meer dan 20%) tussen de ingediende begroting en de verstuurde actuele werkbegroting kan er een bijstelling en/of heroverweging van het toegekende bedrag plaatsvinden.
Gebruik in het geval van financiële wijzigingen (bijvoorbeeld wijziging in het dekkingsplan, wijzigingen ten opzichte van de ingediende begroting) altijd uw ingediende begroting en geef helder in kolommen aan wat er ten opzichte van deze begroting is veranderd (zie bijlage 2).
Stuur uw verzoek naar mailadres, ter attentie van de financiële administratie. Vermeld in de onderwerpregel het referentienummer van uw project.
Uw aanvraag is afgewezen. En nu?
Als uw aanvraag is afgewezen ontvangt u een afwijzingsbrief. Het is niet mogelijk om tegen dit besluit beroep aan te tekenen. Natuurlijk kunt u voor een volgend initiatief opnieuw een aanvraag indienen. Bij twijfel over de haalbaarheid van uw aanvraag kunt u contact met ons opnemen, of mailen naar info@streekfondsuh.nl.

Voorwaarden voor ondersteuning van uw project
We ondersteunen uw project graag, maar hanteren daarbij wel de volgende voorwaarden: 

  1. U voert de activiteiten uit zoals u in uw aanvraag en projectplan beschreef.
  2. Inhoudelijke wijzigingen en significante veranderingen in het dekkingsplan geeft u zo spoedig mogelijk aan ons door. Het kan zijn dat we aan de hand van deze wijzigingen onze bijdrage heroverwegen.
  3. De activiteiten starten zoals u in uw aanvraag beschreef. Als dit wijzigt, meldt u dit zo spoedig mogelijk. De activiteiten moeten binnen een jaar na toekenning worden gestart. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan behoudt de stichting zich het recht voor om de toegekende financiering in te trekken.
  4. De bijdrage van het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug gebruikt u alleen voor de bestemming waarvoor wij ondersteuning hebben toegezegd.
  5. Het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug ontvangt uiterlijk binnen drie maanden na afronding van de activiteiten een inhoudelijke verantwoording en/of andere evaluaties die u aangaf in uw projectaanvraag. U stuurt daarbij alle relevante visuele documentatie mee (foto’s, brochures, beeld- en/of geluidsregistraties, affiches e.d.). Indien er m.b.t. het project een publicatie is verschenen, dan wil het Fonds graag twee exemplaren ontvangen.
  6. Bij deze verantwoording ontvangen wij bovendien een duidelijk gespecificeerd overzicht van de werkelijk gemaakte kosten. (Afschriften van) facturen, bonnen en bankafschriften hoeven niet meegestuurd te worden, maar kunnen desgewenst opgevraagd worden.
  7. Indien de toekenning € 25.000,- of meer bedraagt, is het nodig dat u dit project apart verantwoord in uw jaarrekening en als bijlage toevoegt aan uw verantwoording. Het bestuur kan aanvrager verzoeken om additioneel een goedkeurende accountantsverklaring mee te sturen. Ook hiervan vindt u een voorbeeld in bijlage 3.
  8. Voor betalingen geldt dat u daar zelf een verzoek voor moet doen. Hiervoor dient u het juiste formulier te gebruiken. Anders kunnen wij niet tot betaling overgaan. U vindt de formulieren in bijlage 3.
  9. Het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug biedt u de mogelijkheid het toegekende bedrag tot een maximum van 75% als voorschot uit te keren. Bevoorschotting is alleen mogelijk als de definitieve werkbegroting en dekkingsplan rond zijn. Gebruikt u hier het formulier Verzoek tot bevoorschotting voor.
  10. Het resterende percentage wordt overgemaakt als u aan de criteria, genoemd onder punt 1 t/m 7 heeft voldaan.
  11. Als u binnen zes maanden na realisatie van het project nog niet aan voorgaande voorwaarden heeft voldaan, vervalt het recht op de (resterende) financiële bijdrage.

Procedure eindafrekening
Vermeld in de onderwerpregel het referentienummer van uw project. Graag bij uw afrekening de kosten en inkomsten (net als bij de bevoorschotting) naast de ingediende wensbegroting en/of bevoorschotting plaatsen. Een afwijking van meer dan 20% waarvan wij niet op de hoogte zijn kan gevolgen hebben voor de hoogte van onze bijdrage. 

Gebruik in het geval van financiële wijzigingen (bijvoorbeeld wijziging in dekking, wijzigingen ten opzichte van de ingediende begroting) altijd uw ingediende begroting en geef helder in kolommen aan wat er ten opzichte van deze begroting is veranderd (zie bijlage 1). De volgende bijlagen moeten worden meegestuurd:
  • Formulier Betalingsverzoek;
  • Inhoudelijke verantwoording ( zie bijlage ?);
  • Financiële verantwoording (zie bijlage ? ;
  • In het geval van een toekenning van € 25.000 of meer is een jaarrekening noodzakelijk. Het bestuur kan de aanvrager om een goedkeurende accountsverklaring verzoeken.
Stuur uw verzoek naar: info@streekfondsuh.nl ter attentie van het secretariaat.
Het volledige of resterende percentage wordt overgemaakt wanneer u aan in de toekenningsbrief vermelde voorwaarden hebt voldaan. Voldoet u aan alle voorwaarden en gebruikt u onderstaande formulieren? Dan streven wij ernaar uw verzoek binnen twintig werkdagen te verwerken.

Richtlijnen Inhoudelijke verantwoording

Geef in de inhoudelijke verantwoording de projectresultaten weer, gerelateerd aan het oorspronkelijk ingediende projectplan op basis waarvan bijdrage is verstrekt. Hierbij zijn de volgende vragen van belang:
  1. Is uw eindproduct uitgevoerd zoals u heeft beschreven in het aanvraagformulier? Licht dit toe.
  2. Wat heeft u met uw project bereikt?
  3. Noem de successen van het project en licht deze toe
  4. Noem verbeterpunten van het project en licht deze toe.
  5. In hoeverre heeft u de door u gestelde doelstellingen behaald? Licht dit toe.
  6. Geef aan of u heeft voldaan aan de eventueel door het Fonds in de toekenningsbrief gestelde aanvullende voorwaarden voor ondersteuning.
Bijlagen:
Stuur een eventuele eigen evaluatie van het project mee met de verantwoording, inclusief recensies, beeldmateriaal.

Richtlijnen Financiële verantwoording (voor zowel voorschot als eindafrekening)
Voor de financiële verantwoording van uw project dient u een duidelijk gespecificeerd overzicht mee te sturen van de werkelijk gemaakte kosten en opbrengsten. Deze dient u te relateren aan de oorspronkelijk ingediende begroting/dekking. Om uw verzoek tot bevoorschotting te kunnen beoordelen, dient uw verantwoording te voldoen aan de eerste drie punten. Bij een eindafrekening gelden punt 4 en 5 ook.
  1. Aparte kolommen voor ‘Begroting oorspronkelijk’, ‘Begroting gewijzigd’ en ‘Afrekening’. Geef daarbij aan of eventuele wijzigingen tussentijds zijn doorgegeven en geaccordeerd door het Fonds. (zie bijlage 1)
  2. Hoogte en status (toegekend, afgewezen) van aangevraagde bedragen bij andere fondsen in het uiteindelijke dekkingsplan.
  3. Indien negatief resultaat, licht toe hoe u het ontstane tekort opvangt.
  4. Zijn door het Fonds specifieke voorwaarden gesteld aan de toekenning? Is aan deze voorwaarden voldaan? Licht dit toe.
  5. Vindt dit verzoek tot betaling binnen drie maanden na afloop van het project plaats? Zo nee, licht de oorzaak van de vertraging toe
Bijlagen:
U hoeft geen afschriften van facturen, bonnen e.d. mee te sturen. Deze kunnen wel opgevraagd worden. Bij toekenningen vanaf € 25.000 dient u een jaarrekening mee te sturen. Het bestuur kan om een goedkeurende accountantsverklaring vragen.

Communicatie
Het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug geeft graag bekendheid aan zijn activiteiten. We verzoeken u daarom het (juiste) logo van Het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug te vermelden op promotie- en publiciteitsmateriaal. Op aanvraag kunnen wij het logo aan u mailen. Voor een juiste toepassing van het logo, dient u voorafgaand aan publicatie, de uiting aan ons voor te leggen via ons Fonds. Het Streekfonds Utrechtse Heuvelrug kan zonder afstemming met u uw project vermelden in zijn communicatiemiddelen (website, persbericht etc.) en melding maken van het toegekende bedrag.